Managementul Suprataxei de Combustibil în TMS

Suprataxele de combustibil pot modifica costul de transport cu câteva procente de la o lună la alta, iar verificarea manuală a fiecărei facturi față de indicele corect de combustibil este obositoare și predispusă la erori. Un TMS cu management automatizat al suprataxei de combustibil aplică formula corectă în mod consecvent, prinzând supraîncărcările înainte de a fi plătite.

Majoritatea acordurilor de suprataxă de combustibil leagă un procent sau un adaos pe kilometru de un indice public al prețului motorinei, ajustându-se săptămânal pe măsură ce prețurile combustibilului se mișcă. Transportatori diferiți și contracte diferite pot face referire la indici de bază diferiți, perioade de referință diferite și tabele de suprataxă diferite, ceea ce înseamnă că suprataxa „corectă" pentru același transport poate varia în funcție de acordul aplicabil. Un TMS trebuie să stocheze formula specifică legată de fiecare contract de transportator, în loc să aplice un calcul general pentru toată marfa.

• Referință de indice de combustibil specifică transportatorului și frecvența de actualizare stocată per contract
• Recalcularea automată a suprataxei când indicele de combustibil de bază se actualizează
• Rata istorică a suprataxei păstrată pentru audit și reconcilierea facturilor

Facturile de transport conțin frecvent erori de suprataxă de combustibil — uneori folosind o valoare de indice expirată, alteori aplicând tabelul greșit pentru tipul de echipament sau rută. Un TMS care recalculează independent suprataxa așteptată și o compară cu suma facturată semnalează automat discrepanțele, ceea ce este mult mai fiabil decât o verificare manuală prin sondaj pe un eșantion de facturi. Pe un volum mare de marfă, mici erori de suprataxă per factură se adună într-o supraplată anuală semnificativă dacă nu sunt verificate.

Expeditorii care transferă suprataxele de combustibil către proprii clienți au nevoie de aceeași acuratețe pe direcția de ieșire ca și în verificarea plății transportatorilor. Un TMS care aplică o formulă de suprataxă de combustibil consecventă și documentată la ofertele și facturile clienților evită disputele și oferă vânzărilor și serviciului clienți un răspuns clar, defensabil, când un client întreabă de ce s-a schimbat suprataxa față de transportul anterior.

Când se compară tarifele transportatorilor în timpul achiziției sau licitării curselor, tariful de bază singur induce în eroare dacă metodologia suprataxei de combustibil diferă între transportatori. Un TMS ar trebui să normalizeze comparațiile de tarife pentru a include costul total estimat cu suprataxa aplicată, folosind valorile curente ale indicelui de combustibil, astfel încât un transportator cu tarif de bază mai mic dar formulă agresivă de suprataxă să nu pară artificial mai ieftin decât un transportator cu tarif de bază mai mare dar termeni de suprataxă mai favorabili.

Deoarece prețurile combustibilului fluctuează, costurile de suprataxă sunt una dintre categoriile de cheltuieli de transport mai greu de bugetat cu acuratețe. Un TMS care păstrează date istorice de suprataxă alături de tendințele indicelui de combustibil oferă echipelor financiare și de achiziții o bază pentru prognozarea expunerii la suprataxă în diferite scenarii de preț al combustibilului, în loc să bugeteze pe baza unei singure fotografii la un moment dat, care poate deveni expirată în câteva săptămâni.